Stand: Januar 2026
Swiss transcribe (nachstehend auch «wir», «uns») beschafft und bearbeitet Personendaten, die Sie oder auch andere Personen (sog. «Dritte») betreffen. Wir verwenden den Begriff «Daten» hier gleichbedeutend mit «Personendaten» oder «personenbezogene Daten».
In diesen Datenschutzhinweisen beschreiben wir, was mit Ihren Daten geschieht, wenn Sie unsere Website verwenden, unsere Dienstleistungen oder Produkte beziehen, anderweitig mit uns im Rahmen eines Vertrags in Verbindung stehen, mit uns kommunizieren oder sonst mit uns Kontakt haben. Gegebenenfalls werden wir Sie durch eine rechtzeitige schriftliche Mitteilung über zusätzliche, nicht in dieser Datenschutzerklärung erwähnte Bearbeitungsaktivitäten informieren.
Wenn Sie uns Daten über andere Personen wie z.B. Familienmitglieder, Arbeitskollegen etc. übermitteln bzw. bekanntgeben, gehen wir davon aus, dass Sie dazu befugt sind und dass diese Daten richtig sind. Mit der Übermittlung von Daten über Dritte bestätigen Sie dies. Bitte stellen Sie auch sicher, dass diese Dritten über diese Datenschutzerklärung informiert wurden.
Diese Datenschutzerklärung ist auf die Anforderungen der EU-Datenschutz-Grundverordnung («DSGVO»), das Schweizer Datenschutzgesetz («DSG») und das revidierte Schweizer Datenschutzgesetz («revDSG») ausgelegt. Ob und inwieweit diese Gesetze anwendbar sind, hängt jedoch vom Einzelfall ab.
Für die in diesen Datenschutzhinweisen beschriebenen Datenbearbeitungen von swiss transcribe ist datenschutzrechtlich die Candoo GmbH, Via Surpunt 44, 7500 St. Moritz, verantwortlich, soweit im Einzelfall nichts Anderes kommuniziert wird z.B. in weiteren Datenschutzerklärungen, auf Formularen oder in Verträgen.
Sie können uns für Ihre Datenschutzanliegen und die Ausübung Ihrer Rechte gemäss Ziff. 10 wie folgt erreichen: Candoo GmbH, Via Surpunt 44, 7500 St. Moritz, info@swisstranscribe.ch
Wir bearbeiten verschiedene Kategorien von Daten über Sie. Die wichtigsten Kategorien sind folgende:
Technische Daten: Wenn Sie unsere Website oder andere elektronische Angebote verwenden, erheben wir die IP-Adresse Ihres Endgeräts und weitere technische Daten, um die Funktionalität und Sicherheit dieser Angebote sicherzustellen. Zu diesen Daten gehören auch Protokolle, in denen die Verwendung unserer Systeme aufgezeichnet wird. Wir bewahren technische Daten in der Regel für 6 Monate auf.
Kaufdaten: Bei der Nutzung des Dienstes erheben wir Daten im Zusammenhang mit dem Erwerb von Guthaben und der Inanspruchnahme von Transkriptionsleistungen, insbesondere E-Mail-Adresse, Transaktionsdaten und Nutzungshistorie. Wir bewahren Kaufdaten in der Regel während 10 Jahren ab dem jeweiligen Kauf auf.
Kommunikationsdaten: Wenn Sie mit uns über das Kontaktformular, per E-Mail, Telefon oder Chat, brieflich oder über sonstige Kommunikationsmittel in Kontakt stehen, erfassen wir die zwischen Ihnen und uns ausgetauschten Daten. Wir bewahren diese Daten in der Regel während 12 Monaten ab dem letzten Austausch mit Ihnen auf. E-Mails werden in der Regel mindestens 10 Jahre aufbewahrt.
Stammdaten: Als Stammdaten bezeichnen wir die Grunddaten, die wir für die Abwicklung unserer vertraglichen und sonstigen geschäftlichen Beziehungen benötigen, wie Name, Kontaktdaten und Informationen z.B. über Ihre Rolle und Funktion sowie Einwilligungserklärungen. Wir bewahren diese Daten in der Regel während 10 Jahren ab dem letzten Austausch mit Ihnen auf, mindestens aber ab Vertragsende.
Vertragsdaten: Das sind Daten, die im Zusammenhang mit einem Vertragsschluss bzw. der Vertragsabwicklung anfallen, z.B. Angaben über Verträge und erbrachte Leistungen sowie Zahlungsdaten. Wir bewahren diese Daten in der Regel während 10 Jahren ab der letzten Vertragsaktivität auf.
Inhaltsdaten: Dazu gehören die von Ihnen hochgeladenen Audio- und Videodateien sowie die daraus erstellten Transkriptionen. Die hochgeladenen Quelldateien werden nach Abschluss der Transkription nicht automatisch gelöscht; sie werden bis zur Löschung durch Sie oder bis zur Auflösung des Zugangs gespeichert. Gleiches gilt für die Transkriptionen.
Verhaltens- und Präferenzdaten: Je nachdem, in welcher Beziehung wir zu Ihnen stehen, versuchen wir unsere Dienstleistungen besser auf Sie auszurichten. Dazu erheben und nutzen wir Daten über Ihr Verhalten und Ihre Präferenzen. Wir anonymisieren oder löschen diese Daten, wenn sie für die verfolgten Zwecke nicht mehr aussagekräftig sind.
Wir bearbeiten Ihre Daten zu folgenden Zwecken:
— Kommunikation mit Ihnen, insbesondere zur Beantwortung von Anfragen und der Geltendmachung Ihrer Rechte (Ziff. 10)
— Aufnahme, Verwaltung und Abwicklung von Vertragsbeziehungen
— Erbringung des automatischen Transkriptionsdienstes
— Abrechnung und Zahlungsabwicklung
— Marketingzwecke und Beziehungspflege (nur mit Ihrer Einwilligung)
— Marktforschung und Verbesserung unserer Dienstleistungen
— Sicherheit und Zugangskontrolle
— Einhaltung gesetzlicher Pflichten («Compliance»)
— Risikomanagement und Unternehmensführung
Soweit wir Sie für bestimmte Bearbeitungen um Ihre Einwilligung bitten (z.B. für Marketingmailings), informieren wir Sie gesondert über die entsprechenden Zwecke der Bearbeitung. Einwilligungen können Sie jederzeit durch schriftliche Mitteilung oder per E-Mail an uns mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.
Wo wir Sie nicht um Ihre Einwilligung für eine Bearbeitung bitten, stützen wir die Bearbeitung Ihrer Personendaten darauf, dass die Bearbeitung für die Anbahnung oder Abwicklung eines Vertrags mit Ihnen erforderlich ist oder dass wir oder Dritte ein berechtigtes Interesse daran haben, insbesondere um die vorstehend unter Ziff. 4 beschriebenen Zwecke zu verfolgen.
Im Zusammenhang mit unseren Verträgen, der Website und unseren Dienstleistungen übermitteln wir Ihre Personendaten an Dritte, insbesondere an die folgenden Kategorien von Empfängern:
Dienstleister: Wir arbeiten mit Dienstleistern zusammen, die in unserem Auftrag Daten über Sie bearbeiten (z.B. IT-Provider wie Amazon Web Services, Zahlungsdienstleister wie Stripe, Versandunternehmen).
Vertragspartner: Gemeint sind die Kunden und anderen Vertragspartner von uns, weil sich diese Datenübermittlung aus den Verträgen ergibt.
Behörden: Wir können Personendaten an Ämter, Gerichte und andere Behörden im In- und Ausland weitergeben, wenn wir dazu rechtlich verpflichtet oder berechtigt sind.
Alle diese Kategorien von Empfängern können ihrerseits Dritte beiziehen, so dass Ihre Daten auch diesen zugänglich werden können.
Wie in Ziff. 6 erläutert, geben wir Daten auch anderen Stellen bekannt. Diese befinden sich nicht nur in der Schweiz. Ihre Daten können daher insbesondere in der EU (Deutschland, Amazon Web Services Frankfurt) bearbeitet werden.
Befindet sich ein Empfänger in einem Land ohne angemessenen gesetzlichen Datenschutz, verpflichten wir den Empfänger vertraglich zur Einhaltung des anwendbaren Datenschutzes (dazu verwenden wir die revidierten Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission, abrufbar unter eur-lex.europa.eu), soweit er nicht bereits einem gesetzlich anerkannten Regelwerk unterliegt.
Wir bearbeiten Ihre Daten so lange, wie es unsere Bearbeitungszwecke, die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen und unsere berechtigten Interessen der Bearbeitung zu Dokumentations- und Beweiszwecken es verlangen oder eine Speicherung technisch bedingt ist. Weitere Angaben zur jeweiligen Speicher- und Bearbeitungsdauer finden Sie bei den einzelnen Datenkategorien in Ziff. 3. Stehen keine rechtlichen oder vertraglichen Pflichten entgegen, löschen oder anonymisieren wir Ihre Daten nach Ablauf der Speicher- oder Bearbeitungsdauer im Rahmen unserer üblichen Abläufe.
Wir treffen angemessene Sicherheitsmassnahmen, um die Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit Ihrer Personendaten zu wahren, um sie gegen unberechtigte oder unrechtmässige Bearbeitungen zu schützen und den Gefahren des Verlusts, einer unbeabsichtigten Veränderung, einer ungewollten Offenlegung oder eines unberechtigten Zugriffs entgegenzuwirken. Dazu gehören insbesondere die Verschlüsselung der Datenübertragung (SSL/TLS), der Einsatz sicherer Cloud-Infrastruktur (AWS Frankfurt) sowie strikte Zugangskontrollen.
Das anwendbare Datenschutzrecht gewährt Ihnen unter bestimmten Umständen das Recht, der Bearbeitung Ihrer Daten zu widersprechen, insbesondere jener für Zwecke des Direktmarketings und weiterer berechtigter Interessen an der Bearbeitung.
Im Zusammenhang mit unserer Datenbearbeitung haben Sie je nach anwendbarem Datenschutzrecht auch folgende Rechte:
— Das Recht, von uns Auskunft zu verlangen, ob und welche Daten wir von Ihnen bearbeiten
— Das Recht, dass wir Daten korrigieren, wenn sie unrichtig sind
— Das Recht, die Löschung von Daten zu verlangen
— Das Recht auf Datenübertragbarkeit
— Das Recht, eine Einwilligung zu widerrufen, soweit unsere Bearbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht
Wenn Sie diese Rechte ausüben wollen, wenden Sie sich bitte per E-Mail an info@swisstranscribe.ch.
Wenn Sie mit unserem Umgang mit Ihren Rechten oder dem Datenschutz nicht einverstanden sind, haben Sie das Recht, sich bei der Datenschutz-Aufsichtsbehörde Ihres Landes zu beschweren. Eine Liste der Behörden im EWR finden Sie unter edpb.europa.eu. Die Schweizer Aufsichtsbehörde erreichen Sie unter edoeb.admin.ch.
Auf unserer Website setzen wir verschiedene Techniken ein, mit denen wir und von uns beigezogene Dritte Sie bei Ihrer Nutzung wiedererkennen können. Es werden folgende Cookies unterschieden:
Notwendige Cookies: Einige Cookies sind für das Funktionieren der Website notwendig. Sie stellen z.B. sicher, dass Sie eingeloggt bleiben. Diese Cookies haben ein Verfallsdatum von bis zu 24 Monaten.
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